Scrum, ako aj iné metódy riadenia (či už pre tím alebo osobné), vyžaduje určité nástroje na realizáciu. Zoznam, grafy a iné artefakty, ktoré sú pre beh metódy nevyhnutné. Tieto nástroje môžu existovať vo forme elektronickej alebo fyzickej. Elektronická forma predstavuje rôzne špecializované softvéry alebo prispôsobené všeobecnejšie nástroje (Calc, Excel..), zatiaľ čo pri papierovej je to najčastejšie samotný papier alebo tabuľa (magnetická, korková …). Diskusia o tom, ktorá z týchto foriem je vhodnejšia, je prakticky nekonečná a to z jednoduchého dôvodu: univerzálna odpoveď na túto otázku neexistuje. Respektíve existuje odpoveď, ktorá ale nepomáha problém riešiť, a to je: pre každý projekt je vhodná iná forma. Keď už ale príde na lámanie chleba, musíte si vybrať…

To, čo pomáha sa dostať z tohto bludného kruhu otázky a odpovede je fakt, že každá z týchto foriem má svoje výhody a nevýhody. Práve tento zoznam bonusov a potenciálnych rizík by mal byť prostriedok, ktorý umožní zvládať túto dilemu. Je potrebné len zvážiť, ktoré vlastnosti sú pre váš projekt najdôležitejšie a vybrať. Poďme sa teraz bližšie pozrieť na jednotlivé výhody a nevýhody.

Elektronika

Ak sa rozhodnete použivať elektronický nástroj, je výber taký široký, až to začína byť nepríjemné. Vybrať si môžete buď nástroj, ktorý je šitý priamo na vašu metódu, ktorý vám dá presne to, čo potrebujete, ale na druhej strane vás môže obmedzovať, ak potrebujete niečo naviac. Alebo si môžete siahnuť po univerzálnejšom nástroji, ktorý si budete musieť najprv prispôsobiť. Teraz mám na mysli vyššie spomínané nástroje ako Calc alebo Excel, s ktorými viete robiť naozaj veľa, ale chce to vedomosti a čas. Rozdiel medzi týmito dvoma kategóriami je hlavne v tom, že s tým prvým si kupujete aj metódu, s tým druhým nie. Prečo ale po softvérovom nástroji siahnuť:

1. prístup z rôznych miest – toto je asi najdôležitejšia výhoda. Pre distribuovaný tím je elektronická forma prakticky nevyhnutná. Ale členovia tímu nie sú jediní, ktorých stav projektu môže zaujímať. Riadiaci pracovníci, obchodné oddelenie alebo zákazník. Alebo hoci aj ten monitor vo vstupnej hale, ktorý vysiela Sprint Burnd Down Chart náhodným okoloidúcim.

2. vyhľadávanie – jednoznačne jednoduchšie ako pri fyzickej forme.

3. prenositeľnosť – kopírovanie, zálohovanie, dlhodobá archivácia.

4. ľahký prechod na papier – rôzne grafy a zoznamy je často možno jednoducho vytlačiť a získať tak ich fyzickú formu.

5. automatizácia – systém dokáže automaticky za vás vykonávať niektoré práce. Kreslí graf, počíta priemery, posiela e-maily…

Fyzické nástroje

Pod pojmom fyzické nástroje si môžete predstaviť akékoľvek jednoduché prostriedky, pomocou ktorých viete v reálnom svete zobrazovať stav projektu. Tabuľa, papier, fixa, pero, nálepka, magnet, lepiaca páska, špagát, žiarovka, siréna atď. S hotovými fyzickými sadami pre Scrum som sa zatiaľ príliš nestretol, ale ak prehľadáte internet, určite nájdete dostatok inšpirácie. Prečo ale siahnuť po fyzickej forme:

1. sloboda – jednoduché nástroje vám umožnia vytvárať ľubovoľné zložité objekty. Obyčajná popisovacia tabuľa s fixou a sadou lepiacich papierikov poskytuje neuveriteľné množstvo možností kombinácií toho, ako ich dokopy použijete. Niečo nefunguje, tak ako potrebujete? Zahodíte a nahradíte iným riešením. Ak nefunguje ani to, skúsite niečo iné. Takáto sloboda ohnúť nástroj do požadovaného tvaru môže byť pri softvéry problém. A že by mali mať ľudia navrch oproti nástrojom hovorí už aj samotné Agile Manifesto.

2. hmatateľnosť – svet softvéru alebo poskytovania služieb má oproti klasickej priemyselnej výrobe jednu nevýhodu – to, čo firma vyrába, s čím sa každý deň pracuje, nie je hmatateľné. Na prvý pohľad to nemusí vyzerať až tak podstatne, ale je dôležité si uvedomiť, že spoločnosť za posledné desaťročia prešla revolúciou, zatiaľ čo my ľudia sme skôr evolučná záležitosť. Hmatateľné predmety je možné si podávať, rozostavovať ich v priestore, ukladať na kopy alebo hoci aj hádzať do koša. Všetko toto sú pre ľudí prirodzené činnosti, preto aj práca s fyzickými nástrojmi je prirodzenejšia.

3. jednoduchšia viditeľnosť – ak sa nerozhodnete pre nejaké komplikovanejšie riešenie ako je zapnutý projektor, alebo každodenné tlačenie stavu na papier má elektronická verzia jednu nevýhodu – je uzamknutá do vášho monitoru. Oproti tomu je fyzická často umiestnená na nejakom viditeľnom mieste, a teda je omnoho ťažšie ju prehliadnuť (pre vás, manažment alebo kohokoľvek, koho by to mohlo zaujať). Stačí len otočiť hlavu.

Myslím, že rozhodnutie o forme by malo padnúť pre každý projekt zvlášť a dokonca, že by malo byť možné ho zmeniť, ak sa ukáže, že druhá forma je vhodnejšia. Každopádne je možné tieto formy udržiavať aj obe naraz – synchronizovať. To si ale vyžaduje viac úsilia, a teda je otázne či to naozaj stojí za to. Takto sa síce dajú získať výhody obidvoch foriem, ale zaplatíte za to monotónnou každodennou prácou a rizikom, že sa synchronizácia rozíde.