Tag Archives: Daily standup

Daily stand-up dobre VII – tak ďaleko, no predsa tak blízko

Posted on by

“Agile funguje v tímoch, v ktorých členovia sedia spolu. V jednej miestnosti.”

Aj vám to vravel tréner počas školenia o základoch Agile? Mal pravdu.

Počas zavádzania Agile však mnoho firiem narazí práve na túto podmienku.  Tá prekvapujúco limituje agilitu aj v slovenských firmách, ktoré nerástli prirodzene, ale akvizíciami iných firiem sídliacich v rôznych kútoch Slovenska a Čiech. A báááááác. Máme tu distribuovaný vývoj, aj keď sme stále na Slovensku. A to vôbec nemusíte mať v popise firmy pojmy ako nearshore, offshore, outsorcing. Jednoducho ste distribuovaní, a práve preto bude zavádzanie Agile ťažšie.

Stand-up na diaľku?

Možno naivná, no nie tak nefrekventovaná otázka: “To mám stáť počas denného stretnutia keď ho robíme online?”.

Hmmm, a prečo nie? Aspoň si pretiahnete chrbticu. Steve Jobs robil dôležité porady a stretnutia počas chôdze. Yves Hanoulle koučuje tímy online zo svojho walking desku.

No nemusíte takto preháňať. Jednoducho ostanťe sedieť na stoličke. Pretože vaša poloha počas stand-upu nie je pre ostatných členov tímu vôbec dôležitá.

Ako sa pripraviť na distribuovaný stand-up?

Technika, technika, technika

Čo vám musí fungovať:

  • Synchronizovaný čas medzi lokalitami. Nezabudnite na časové pásma.
  • Intenetové pripojenie dostatočnej kvality. Pozor na WiFi, niekedy je síce spojenie ok, ale pri prenose vám vypadne zvuk.
  • Na denné standupy potrebujete iba audio. Video zbytočne ruší. Začne vás zaujímať čo robí kolega, ako sa tvári, kam pozerá, ako je oblečený. Stratíte koncentráciu.
  • Slúchadlá a mikrofón. S možnosťou hardvérového umlčania (mute tlačidlo). Kým stlačíte softvérové tlačidlo, tak hardvérové máte prenuté niekoľko krát. Skúsenosť zo života…
  • Komunikačný softvér s možnosťou zdieľania obrazovky a chatom.
    • Niektoré tímy preferujú Skype.  No nie všetky firmy ho dovoľujú. Má síce zdieľanie obrazovky, niekedy je však kvalita obrazu nedostatočná.  ozor na obmedzenie počtu účastníkov konferencie vo voľnej verzii.
    • GTalk (Google Hangout) – fajn ak potrebujete viac účastníkov. Niekedy je problém s kvalitou hovoru predovšetkým na WiFi. Hangout je napr. používaný aj počas mini konferencií Agile Lean Europe a celkom dobre funguje. Predovšetkým aj preto, že asi každý už má Google account, takže najmenej problémov s prihlasovaním atď.
    • Microsoft Lync (Office Communicator) – šikovné riešenie, dnes už aj multiplatformové. Mnoho funkcií, ktoré sa oplatia. Problém je však rozbehať  ho predovšetkým s externými kontraktormi mimo siete (VPN). Niekedy sa cez desktopového klienta pripojíte, inokedy iba cez web. Niekedy audio nefunguje ani tak. Iba cez mobil (platený ak firma nemá vlastnú bránu). Náročnejší na konfiguráciu, ale skúsení admini to vedia vyriešiť dostatočne vopred.
  • Minimalizovaný externý šum. Najčastejší problém, ktorý neskutočne ruší. Niekedy viac počujete ľudí mimo tímu než človeka, ktorý rozpráva. Raz sa nám dokonca stalo, že sme počuli dvoch (ukrytých) Indov našepkávať svojmu kolegovi, členovi tímu. Robili prácu za neho. Aj toto môže odhaliť mikrofón v kľudnom prostredí :).

Odporúčam vám pripojiť sa 5 minút pred mítingom a preveriť, či vám funguje spojenie. Členovia tímu často využijú tento čas na neformálny pokec o živote. Je to teda investícia do socializácie, čo sa mi veľmi páči.

Informácie, informácie, informácie

To najpodstatnejšie sa má stať niekoľko minút pred denným stretnutím. Ako člen tímu si pripravím odpovede na klasické otázky:

  1. Čo som spravil od posledného standupu?
  2. Na čom budem pracovať do najbližšieho standupu?
  3. Aké mám problémy?
  4. S kým sa chcem porozprávať po stretnutí?

Zaiste ste si všimli trochu inú formu otázok. V distibuovanom prostredí sa môže stratiť význam slova DNES, VČERA, ZAJTRA. Preto sa odkazujeme na obdobia medzi standupmi.

A prečo štrvtá otázka? Pretože chcete ušetriť čas kolegom. Bavte sa cielene s ľuďmi, ktorí majú čo k danej téme povedať viac do hĺbky. No diskutujte po stretnutí, nie počas neho. Zachovajte 15 minútový interval.

Daily Standup

Odpovede na otázky si pripravte pred stretnutím. Najlepšie niekde v textovom editore alebo Notepade. Keď príde váš moment, tak ho skopírujte a vložte do chatu komunikačného nástroja. Všetci tak uvidia odpovede a porozumejú aj v prípade vašej horšej angličtiny alebo nižšej kvality WiFi signálu.

Tip pre Scrum Mastrov: najväčšou výhodou tohto prístupu je to, že sa ľudia pripravia!

Čas

Dôležitým atribútom distribuovaného stand-upu je čas. Berte do úvahy časové zóny. Standup by mal byť v nejakej lokalite ráno. Najlepšie v lokalite, kde sídli väčšina členov tímu. Nech sa deň začína s výhľadom do budúcnosti. Ak pracujete s východným pobrežím USA, tak vhodným časom je 14:00 GMT+1. Najväčším problémom budú tímy v USA, Indii a Európe. V niektorých prípadoch možno budete musieť rozdeliť tímy podľa zón a nebude sa možné stretnúť súčasne.

Pozor na tzv. komplex kontraktora. Môže sa vám stať, že klient vás bude tlačiť do nezmyselných časov na standupy (19:00 a neskôr). Nedajte sa.

Ak ste boli na našich workshopoch tak viete ako na to…

Komunikácia, komunikácia, komunikácia

Najťažšie na distribuovaných stand-upoch je udržať disciplínu.

Tu je niekoľko tipov:

  • Rozpráva iba jeden. Vyzvaný Scrum mastrom. Ostatní si umlčte mikrofóny. Nebudete tak skákať do reči.
  • Neprerušujte. Ani keď kolega nemá pravdu.
  • Ak máte nejaký postreh, zapíšte si ho na papier alebo do notepadu. S vypnutým mikrofónom. Vaše ťukanie nikoho nezaujíma.
  • Indikujte scrum mastrovi, že sa chcete vyjadriť k danej téme. On vás vyzve. Pretože to on moderuje stretnutie.
  • V medzinárodných tímoch VŽDY používajte jazyk, ktorému rozumia VŠETCI. Niekoľkokrát sa mi stalo, že jeden kolega rozprával anglicky a ostatní slovensky. On reportoval anglicky, no Slováci slovensky. Veď sme na Slovensku. A pekne malom… Kolega časom mal tendenciu na stretnutia nechodiť, nemali pre neho zmysel. A (ne)priordzene to bola jeho chyba, za ktorú bol trestaný práve on, ktorý ju nespôsobil.
  • Čas. Kľučový prvok.
  • Detaily – len v rozumnej miere. Nevravím, že vôbec.
  • Niektoré tímy preferujú rovnaké poradie počas standupov, iné ho radšej menia tak, aby členovia tímu boli v strehu. Hlavne ak zaspávajú počas porád.

Tak ďaleko a predsa tak blízko

Vzdialenosť nie je pre denné standupy limitujúca. Limitujúci je prístup ľudí k tomuto obmedzeniu. Je to iba stav mysle.

Možno stačí inšpirovať sa u známych, ktorí v takomto prostredí pracujú. Úspešne sa s týmto problémom popasovali firmy v Košiciach, Bratislave, Žiline aj Banskej Bystrici.

 

Odkazy

Daily stand-up dobre VI. – odpáľ to bez prípravy

Posted on by

V kanceláriách agilných IT firiem nastáva o 9:00 zvláštna vec. Informatici, o ktorých si väčšina ľudí myslí,  že sú svojim spôsobom zvláštni a nekomunikatívni, sa postavia do kruhu a začnú sa rozprávať.

Niektorí členovia tímu sa iba postavia a ‘odpália to’ priamo z hlavy. V takých prípadoch dosť často počuť tzv. “óóóhmovinu”: “Ohhhm, včera som robil, ohhhhm, dnes budem robiť, ohhhhm,….”.

Stretnutie sa takto zbytočne predĺži, óóóhmovina odváza pozornosť a znižuje koncentráciu. Ako sa teda mám ja, člen tímu, pripraviť na denné stretnutie?

Ako sa pripraviť na stand-up

ready steady go

Najčastejšie aplikovaným pravidlom je aktualizácia úloh pred stand-upom.

No ešte lepšie je mať ich aktuálne kedykoľvek. V podstate keď sa pozriete na kanban tabuľu, tak uvidíte kto na čom presne pracuje. Stav výrobnej linky.

Samozrejme, že padnú argumenty proti tejto aktuálnosti: “To mám posúvať kartyvždy po pár minútach? Prečo taká byrokracia?”. Nie, nemusíte. Nikto vás nenúti.

Zvážte ale argumenty prečo áno:

  • Lepšia samoorganizácia tímu. Viem, ktoré karty si môžem vziať a začať na nich okamžite pracovať. Bez obáv, že už na nej niekto pracuje a budeme tak zybtočne robiť na tej istej úlohe viacerí.
  • Lepšia sebaorganizácia. Princípy Getting Things Done  učia, že kľúčom k sebaorganizácii v dnešnom svete plnom úloh, je dať ich všetky preč z hlavy. Či už na papier alebo lepšie na tabuľu. Odbremeňte hlavy od úloh a vytvorte si tak priestor pre kreativitu, ktorá vás určite baví viac.
  • Vysielač problémov. Ak mám problémy s úlohou, tak ich okamžitá indikácia na karte (komentár alebo grafická značka) umožní rýchlejšie naštartovať ich riešenie. Nie až ráno po standupe.
  • Rýchlejšia akceptácia. Dokončením user story môže produktový vlastník okamžite začať s pripomienkovaním, resp. akceptáciou, hotovej práce. Musí sa ale dozvedieť, že story je hotová. Vy Skorá spätná väzba je predpokladom úspechu.
  • Presun karty je o sekundách. Neznalosť aktuálneho stavu bude o hodinách, popr. dni.

Paradoxne až distribuovaný stand-up vás naučí najefektívnejšej príprave.

Keďže musíte byť stručný a jasný, pripravíte si stav úloh pred poradou, napr. do Notepadu . Prejdete si svoje úlohy a pozriete sa na kandidátov na ďalšie. Potom, keď máte rozprávať, už iba vložíte pripravený text do Skype alebo Office Communicatora a rozprávate. Ostatní tak tieto informácie uvidia, aj keď kvalita linky nie je veľmi dobrá, alebo ak nerozumia vašej angličtine.

Pripravujete sa inak a funguje to? Napíšte o tom!

Daily stand-up dobre IV – scrum master. A?

Posted on by

BatmanScrum master pečie denný chlieb tímu na dennom stretnutí.

Práve počas tohto stretnutia sa prejavujú schopnosti scrum mastra. Niečo o scrum mastershipe sa síce dozviete počas certifikačných a iných školení, no iba prax vás naučí.

Tím dobrého scrum mastra nemá problém so samoorganizáciou úloh, s komunikáciou a ani výrazné problémy so stavom úloh. Navyše v takom tíme je vysoká miera sebadisciplíny a zodpovednosti.

Disciplinovaný scrum master pred samotným daily mítingom :

  1. preverí stav nahlásených problémov a zaktualizuje ich zoznam, resp. časť tabule s problémami,
  2. skontroluje aktuálnosť stavu implementačných úloh na Kanban tabuli,
  3. skontroluje, či úlohy majú aktualizovaný zostávajúcu čas implementácie,
  4. skontroluje, či tok (flow) úloh je v poriadku,
  5. preverí, či členovia tímu sa snažia uzatvárať user stories a nie otvárať ďalšie úlohy,
  6. identifkuje novopridané úlohy, ktoré by moli zmeniť záväzok tímu daný na začiatku sprintu,
  7. preverí si vyťaženie členov tímu tak, aby ich naviedol pri samoorganizácii počas mítingu,
  8. overí dohodnuté WIP limity,
  9. spolu s produktovým vlastníkom preveria, či nie sú nutné zmeny v backlogu sprintu,
  10. spolu s inými scrum mastrami overí stav závislých prác, prípadne potreby iných tímov,
  11. preverí, či manažment nemá niečo dôležité z pohľadu organizácie, čo je potrebné odkomunikovať,
  12. skontroluje priebeh burn-down grafu a identifikuje otázne hodnoty, ktoré má s tímom prediskutovať,
  13. prípraví priestor pre denné stretnutie,
  14. pripraví nástroje (napr. zobrazí elektronickú kanban tabuľu),
  15. a  v neposlednom rade vymyslí ako otvorí stretnutie tak, aby sa tím pozitívne naladil.

Čo zmeníte na svojom scrum mastershipe zajtra?

Odkazy:

Daily stand-up dobre III. – kašlite na pravidlá

Posted on by

Aj keď agile v praxi často na prvý pohľad vyzerá chaoticky, dobré agilné tímy dbajú na pravidlá dohodnuté v tíme.

Pravidlá pre stand-up

Pravidlá pre denný stand-up by mali obsahovať:

  • miesto kde bude stand-up,
  • kedy sa stand-up začína,
  • ako dlho ho chceme mať,
  • kto sa ho zúčastní,
  • ako chceme aby prebiehal,
  • ako vieme kto môže rozprávať a kto má byť kurča,
  • ako viem, že som na rade,
  • ako sa mám pripraviť na stand-up,
  • čo ak nemôžem prísť,
  • ako viem kedy je koniec.

Čokoľvek sa ale dohodne netreba nechať iba v hlavách alebo emailoch. Pravidlá nebudú bolieť ak sa stanú zvykom.

Ten sa dá vytvoriť iba opakovaním. A tomu sa dá napomôcť aj vytlačenými pravidlami zavesenými či už v tímovej miestnosti, alebo na mieste kde stand-up robíte.

Aké informácie potrebujeme?

Pre standupy sa odporúča hľadanie odpovedí na tri otázky:

  • Na čom som včera pracoval?
  • Na čom budem robiť dnes?
  • Aké mám problémy?

Niekedy sa tímy dohodnú aj na ďalších otázkach:

  • Čo potrebujem od iného tímu?
  • Aké ďalšie porady, stretnutia, potrebujem zorganizovať?
  • Koľko ešte potrebujem času na dokončenie úloh?
  • Aké sú nové dôležité hlásené chyby?

Čo s porušením pravidiel

Denný stand-up začne zlyhávať v momente, keď tieto dohody sú porušované. Najčastejšie zlyhávame v dochvíľnosti.

Svedčí o tom aj načastejšia otázka scrum mastrov “Čo s ľuďmi, ktorí permanentne meškajú”?

Tímy, s ktorými som pracoval, sa dohodli na zaplatení pokuty 1€ ak prišli neskoro, 2€ ak neprišli a navyše to nikomu neoznámili vopred. Niektoré tímy si zaviedli “fyzické” tresty, jednoducho spraviť niečo, čo bude znamenať malú bolesť, napr. drepy.

A niektoré tímy idú na to kreatívne, napr. sa trochu zahanbiť pred tímom, ako sa trápim pri tanci.

Každopádne už zlyhanie v dodržiavaní takto jednoduchých pravidiel veľa svedčí o tom, nakoľko je tím tímom a nakoľko sú jeho členovia tímovými hráčmi. No vždy to skončí šťastne. Buď sa pravidlá začnú dodržiavať všetkými, alebo všetci bude znamenať menšiu skupinu, ktorá si rozumie podstatne viac.

Aké iné pravidlá máte vo vašom tíme?

 

Zdroje:

Daily stand-up dobre II. – najlepšie pred monitorom!

Posted on by

V prvom príspevku sme priblížili dôvody pre pravidelné stretnutia tímu. Ďalšou otázkou Scrum mastra by mal byť priestor, v ktorom stand-up robiť. Táto téma je samozrejme dôležitejšia pre tímy v jednej lokalite.

daily-standup1

Veľmi častou chybou je totiž stand-up v priestoroch tímu bez akejkoľvek zmeny. Jednoducho ľudia naďalej sedia za svojim počítačom a najväčší pohyb, ktorý spravia, je zdvihnutie hlavy od obrazovky v momente, kedy sa majú zapojiť. V momente, keď skončia, hlava im opäť padne smerom k monitoru a (vraj) počúvajú.

Stand-up tak nemá žiadnu dynamiku, nie je nič čo by vytváralo podmienky pre spoluprácu pri riešení spoločného problému tímu. Scrum mastri sa často čudujú, keď sa spýtam či je to dobrý spôsob. Nevidia veľa možností na zmenu. Veď odpovede na tri otázky prichádzajú a mítíng sa predsa konal.

Ako na to? Narušte komfortnú zónu. Aj preto sa odporúča, aby míting prebiehal pred fyzickou tabuľou.

Možno by vám pomohlo:

  • odísť od monitorov,
  • niekedy skutočne stačí aby sa ľudia iba postavili zo stoličky,
  • vytvoriť polkruh okolo tabule (hoci aj elektronickej, ale na jednej obrazovke!),
  • zabezpečiť aby tím nebol rušený či už telefónmi alebo chatom,
  • priestor by mal poskytnúť súkromie bez rušenia inými ľuďmi,
  • zároveň by ale ostatní mali mať možnosť si niekde sadnúť a pasívne sa zúčastniť stretnutia (iní scrum mastri, iné tímy, manažment),
  • ľudia mali mať tabuľu a papieriky na dohľad,
  • ľudia by si mali vidieť vzájomne do očí.

Práve táketo malé zmeny znamenajú väčšie predpoklady pre koncentráciu na tému stretnutia, aktívne počúvanie a prispievanie do diskusie.

A čo v prípade distribuovaného tímu? No tu od monitora asi neodídete, ale skúste si pred mítingom vypnúť email, skype, Facebook, Twitter a iné stránky, ktoré by vás mohli prípadne rušiť…

Ako to vyzerá na Vašom stand-up mítingu?

 

Daily standup dobre – I. Prečo?

Posted on by

Pôvodný článok na http://scrum.sk/index.php/daily-standup-dobre-cast-1-preco/

Denný stand-up je základnou ceremóniou v Scrum, ktorá je (chvalabohu) v slovenských dolinách aplikovaná často aj bez toho, aby bola oficiálne formalizovaná. Predovšetkým v malých firmách, kde ešte stále je rozhovor základom spolupráce.

Často však po niekoľkých mesiacoch zrazu tieto stretnutia nemajú “šťavu”. Mnoho ľudí nám pri koučingu namieta, že je to strata času. Prečo?

Pripravili sme preto pre Vás krátku sériu článkov o typických chybách, ktorými tímy samé brzdia svoju agilitu.

Čo je cieľom vášho standupu?

Najčastejším problémom je nepochopenie cieľa tohto stretnutia. Členovia tímu a scrum mastri ho považujú za stretnutie, na ktorom sa má reportovať stav projektu formou odpovedí na tri otázky: “Čo si spravil včera, čo budeš robiť dnes a aké máš problémy.”. Áno je pravda, že tieto otázky sú odporúčané. No nie je pravdou, že ich najväčší prínos je v reportingu.

Cieľom standupu je rozpoznať čo náš tím obmedzuje v dokončení našich zámerov dohodnutých počas plánovania, ku ktorým sme sa zaviazali.

Má to teda byť stretnutie viac o blízkej budúcnosti, než stretnutie o tom, čo sa stalo. Má to byť o tíme, nie o jednotlivcoch.

Tím sa má sústrediť na to ako dokončiť prácu, nie na to, ako je implementácia rozpracovaná. Agile je totiž založené na podpore dodávania funkčných výsledkov, ktoré ak nie sú dokončené, tak jednoducho nie sú použiteľné. Navyše trh je nevyspytateľný a zmeny sú dnes už konštantou.

Práve preto by ste ako tím mali byť pripravení aj počas sprintu dodať už dokončené user stories, resp. opravené chyby. Kedykoľvek.