Monthly Archives: August 2011

Úlohy alebo aj niečo viac?

Posted on by

Projektový manažment je o ľuďoch, peniazoch a produkte. Tieto tri časti reprezentujú úlohy. Sú ale úlohy postačujúce?

Náš život je riadený úlohami

Aj vy to tak pociťujete? Taká úloha je často definovaná ako odpoveď na otázky:

  • Čo?
  • Kto?
  • Ako?
  • Ako dlho?

Projekty sú tak tvorené množstvom úloh, ktoré navyše navzájom komplikovane súvisia. Navyše úlohy sú vytvárané v projekte veľmi skoro, už počas tvorby projektového plánu kedy nie je celkom jasné čím daný projekt je, kto ho bude riešiť a aký je rozpočet. Skoro nič nie je isté. Poznáte to aj Vy?

Vo firmách, ktoré sú riadené iba úlohami často postrehnete určitý vzor chovania.

Ľudia si ráno typicky otvoria ďalšiu úlohu (v nejakom elektronickom systéme) a keď je dokončia, tak (v lepšom prípade) ju uzavrú a otvoria si ďalšiu. Pracovný život sa tak časom zmení na cyklus OTVOR-VYRIEŠ-UKONČI. Tím zrazu po nejakej dobe nevie odpovedať na otázku PREČO?. Stráca sa tak poznanie produktu, zákazníka a jeho potrieb. Stráca sa tak chápanie prvotných príčin prečo je vlastnosť potrebná, chápanie kontextu riešeného problému. A tieto straty mňa, produktového manažéra, by mali trápiť. Veľmi. Priam bolieť. Tím dokonca nerozumie pre koho vyvíja a ako je to dôležité pre vašu firmu. Ako to zmeniť?

Stories

Prepáčte, že použijem anglický termín, ale zatiaľ som dobrý preklad do slovenčiny nenašiel. ‘Príbeh’ mi v tomto prípade znie čudne.

Story je požiadavka. No, nie tak celkom, ale v podstate sa tak dá chápať.

Požiadavka, ktorá je náročky v agilnom projekte zapísaná inak. Jednoducho a prehľadne. Na kartu, s ktorou sa dá manipulovať. Story je zapísaná v tejto forme:

 

 

Príklad (a môj odkaz pre Zajtra.sk :))

 

Rozdiely voči úlohe? Story jasne popisuje kto, čo a hlavne prečo to potrebuje. Tým, že je popis stručný, je aj požiadavka pomerne presne popísaná a je navyše malá rozsahom. A teda ľahko manažovateľná. Dá sa pomerne ľahko určiť kto je schopný story riešiť a ako dlho bude trvať jej riešenie. Dá sa ľahko implementovať v krátkom časovom intervale a sledovať jej priebeh.

Všimnite si veľmi dôležitú vec. Story nepopisuje AKO problém riešiť. Prečo? Lebo človek, ktorý požiadavku zadáva to nevie. A ani by nemal chcieť vedieť. Nato tu máme lepších expertov, vývojový tím.

Backlog

Bohužiaľ ďalšie anglické slovo. Backlog je utriedeným zoznamom stories.
Na rozdiel od zoznamu úloh je tak backlog popisom produktu, nie činností a aktivít. Tento zoznam nie je len utriedený, ale navyše stories sa líšia v detailoch popisu. Čím dôležitejšie tým presnejšie. Tie najmenej dôležité sú často popísané iba titulkom, napr. Finančná analýza

Backlog je spravovaný produktovým vlastníkom. Iba on určuje dôležitosť, poradie, stories v backlogu. To on pridáva detaily tak, aby najdôležitešie úlohy boli popísané čo najpresnejšie. Tak aby vývojový tím ich vedel implementovať.

Hey dude, where is my backlog?

Kde je backlog v agilnom projekte? No predsa na tabuli! Všimnite si prvý stĺpec s názvom Product backlog. Všimli ste si to keď ste čítali minulý diel o viditeľnosti?

Každá sivá kartička popisuje story. Potrebujete zmeniť prioritu? Presňte kartu vyššie alebo nižšie. Na základe čoho? Na základe obchodnej hodnoty vlastnosti.

Tipy

  • Story by mala byť implementovaná maximálne počas polovice iterácie.
  • Story by mala mať aj akceptačné kritéria. Tie sú malým kontraktom. Zvyčajne zapísané počas plánovacích mítingov spolu so zákazníkom, produktovým vlastníkom a tímom.
  • Nezaoberajte sa odpoveďami na otázku AKO. V Scrume budete mať inú príležitosť kedy sa to spýtať. Nie pri definovaní produktu.
  • Story je buď dokončená alebo nie. Neakceptujte Dokončená na 90%. Už len 2 minúty.
  • Dokončená môže mať rôzny výklad. Dohodnite sa čo znamená HOTOVO.
  • Detaily v popise story pridávajte tak NESKORO ako sa dá. Predpokladajte zmenu. Ušetrite čas, ktorý strávite pri podrobnej špecifikácii požiadavky na vývoj. Aj tak sa požiadavka zmení.
  • A na záver najdôležitejšie. Každú novú požiadavku zapíšte na papierik a roztrhajte ho. Pretože iba 20% vlastností je použitých užívateľmi aplikácií. Ostatné je nepotrebný odpad.

Linky

Článok bol publikovaný na Zajtra.sk

Viditeľnosť v projekte je kľúčová

Posted on by

Sledovanie úloh, ich priradenia a progresu je v klasickom manažmente zväčša úlohou projektového manažéra. V agile/scrume je to ale úloha celého tímu. Prečo? Lebo manažment agilného projektu je založený na spolupráci ľudí (viď Roly).

Kľúčom je viditeľnosť, pretože podporuje dôveru klienta, manažmentu a aj ľudí v tíme samotnom. Koľkokrát ste mali pocit, že robíte podstatne viac ako kolega sediaci vedľa Vás? Je to ale skutočne tak? Projektový manažéri možno majú prehľad, no často táto viditeľnosť chýba na úrovni tímu.

Tabuľa

Zabudnite na Microsoft Project. Viditeľnosť projektu pre všetkých v ňom nie je možná. Použite jednoduchú tabuľu rozdelenú na viacero stĺpcov. Každý stĺpec popisuje stav úlohy.

Obrovskou výhodou je, že Vám stačí len letmý pohľad a okamžite viete stav projektu.

  • Máte viac papierikov na ľavej strane? Pravdepodobne je toho pred Vami ešte veľa.
  • Je veľa papierikov v strede? Máte veľa vecí otvorených. A je ich dokonca viac ako členov tímu? Pravdepodobne by ste si mali prečítať niečo o Getting Things Done (GTD).

Navyše ak takáto tabuľa je v miestnosti, v ktorej je aj tím, tak zmenu, resp. progress, v projekte postrehnete už len periférne keď kolega vstane a presunie papierik.

Distribuovaný tím?

Hmm, pre distribuovaný tím nebude asi jednoduché dosiahnuť takýto vizuálny manažment.

Niektorí sa snažia tabuľu fotiť, potom fotky posielať alebo zdieľať cez wiki do inej lokácie. Výsledok? Nepoužiteľné, pretože vidíte iba rozloženie papierikov, nie detaily. Jediným riešením je dobrá elektronická aplikácia.

Stačí vidieť a byť videný?

Nie, nestačí. Ak by manažment projektu mal byť iba v presúvaní papierikov, tak v podstate nemáte tím.
Základom je komunikácia. Scrum preto odporúča jednoduchú techniku nazývanú denný standup:

  • Tím sa stretne pred tabuľou každý deň v ten istý čas, ktorý vyhovuje všetkým.
  • Každý člen tímu má jednu minútu na zodpovedanie troch otázok. Len jednu minútu nič viac. Čas je najcennejším.
  • Na čom som pracoval včera?
  • Na čom budem pracovať dnes?
  • Aké mám problémy?
  • Potrebujte prebrať viacero detailov? Pokračujte na inej porade a len tí, ktorí majú čo povedať. NIe celý tím.

Zo začiatku vám to bude pripadať ako ďalšia zbytočná porada, ale pri dobrej organizácii je tento míting veľmi efektívnźm spôsobom zdieľania informácii o stave projektu. Najdôležitejšie pre mňa pri tomto spôsobe je, že mnoho informácií vám prejde cez hlavu. Informácie, ktoré sa vynoria v momente keď ich budete potrebovať. Tzv. AHA moment.

Tipy

  • Papierik presúvajte v momente, keď sa mení stav úlohy, nie raz týždenne.
  • Použite rôzne farby pre rôzne typy úloh.
  • Niektoré tímy používajú farbu podľa toho, kto na úlohe pracuje. V agilnom projekte ale chceme mať tím multidisciplínnym, a preto ja osobne to neodporúčam.
  • Indikujte problémy s úlohou vizuálne. Pripnite farebný špendlík, resp. malý červený papierik.
  • Rôzne tvary zlepšia prehľad.
  • Rozdeľte stĺpce na viacero stĺpcov ak váš process je komplikovanejší.
  • Vyhradťte si čas tabule na tzv. parking lot. Parkovisko úloh, ktoré tím nie je schopný samostatne riešiť, resp. nie je zatiaľ jasné čo s úlohou.
  • Tabuľa nie je len pre IT projekty. Obrázok hore zobrazuje úlohy operation tímu.
  • Vytlačte si malé fotky alebo avatarov reprezentujúcich členov tímu. Urobte niečo pre rozveselenie.
  • Používate dovolenkovú aplikáciu? Dajte fotky dovolenkujúcich do samostatnej časti tabule. Jendoduché nie?

Užitočné odkazy

A nakoniec otázka, ktorú by ste sa mali spýtať pred odchodom z práce.

Článok bol publikovaný na http://www.zajtra.sk/zivot/340/manazment-projektu-inak-klucom-je-viditelnost.